Cẩn thận với công cụ theo dõi nhân viên qua điện thoại

Năm ngoái, khi một nhân viên gọi điện đến xin nghỉ bệnh, Scott McDonald, Tổng giám đốc Công ty Vệ sĩ Monument Security ở California, quyết định điều tra.

Ông đã thông báo cho đội ngũ nhân viên gồm 400 vệ sĩ và lái xe tuần tra của mình rằng, công ty đã cài đặt Xora, một chương trình điện toán sử dụng hệ thống định vị toàn cầu (GPS) để theo dõi vị trí các máy điện thoại di động mà công ty trang bị cho họ. Xora thậm chí còn cảnh báo cho ban giám đốc khi có nhân viên đi lang thang hoặc chạy xe quá tốc độ.Hôm ấy khi vào mạng, Scott phát hiện người nhân viên xin nghỉ ốm thay vì nằm trên giường thì đang chạy xe trên xa lộ về phía các sòng bài ở Reno (bang Nevada) !
Viên quản lý một công ty tin học ở vùng Đông Bắc ngạc nhiên khi thấy năng suất của một nhân viên sút giảm đột ngột. Dùng phần mềm SurfControl, ông phát hiện nhân viên ấy dành quá nhiều thời gian cho một trang web có vẻ vô hại nhưng thực chất là một trang web đen…

Xora và SurfControl chỉ là hai trong số rất nhiều công nghệ mới bùng nổ trong vòng hai năm qua – chuyên theo dõi vị trí, giám sát điện thoại và video, thậm chí điều tra – giúp các nhà quản trị hiểu rõ hơn nhân viên của mình. Điệp viên không ở đâu xa, điệp viên đang ngồi chễm chệ trên bàn làm việc của bạn – đó là chiếc máy vi tính.

Bởi vậy, thiết tưởng các nhân viên trong thời đại tin học cần lưu ý và nhớ nằm lòng: những gì bạn làm nơi công sở đều là đối tượng theo dõi của ông chủ!
“Về căn bản không có việc gì anh làm trên máy tính ở công sở là không thể theo dõi được,” Jeremy Gruber, một chuyên gia tin học, nhận xét. Theo điều tra của Trung tâm Đạo đức Kinh doanh Hoa Kỳ, cứ 10 ông chủ thì có chín người quan sát hành vi điện tử (electronic behaviour) của nhân viên.

Một nghiên cứu của Hiệp hội Quản trị Hoa Kỳ xác nhận 76 % các ông chủ để ý việc lướt web và 36 % theo dõi nội dung; thậm chí 38 % thuê chuyên gia “khám” thư điện tử của nhân viên. Đáng sợ hơn, trong 12 tháng qua ở Mỹ có 32% số nhân viên bị sa thải do vi phạm chính sách thư điện tử như gửi ra ngoài những thông tin mang tính rủi ro về luật pháp, tài chính, điều hành hoặc quan hệ công chúng… của công ty.

Có thể bạn sẽ nghĩ với hàng núi e-mail mỗi ngày, mình có thể “lẩn” được. Nhầm to! Những phần mềm tinh vi giúp các ông chủ dễ dàng tìm ra nhân viên nào để rò rỉ bí mật kinh doanh hoặc đùa cợt tục tĩu trong thư điện tử.

Merrill Lynch và Boeing đã sử dụng phần mềm Palisade giúp nhận diện dữ liệu dưới nhiều dạng khác nhau. Các chương trình SurfControl, Message-Gate và Workshare kiểm tra e-mail theo một số từ khóa lập sẵn, ví dụ họ tên tổng giám đốc, tên sản phẩm của công ty.

Một số công ty luật và tài chính ở phố Wall thậm chí còn “chặn”, không cho nhân viên dùng các địa chỉ e-mail cá nhân như Gmail, Yahoo! Mail ở nơi làm việc.
Nhưng máy vi tính không phải là kẻ mách lẻo duy nhất. Hơn một nửa số ông chủ ở Mỹ theo dõi thời gian mà nhân viên gọi điện thoại, thậm chí nghe trộm nội dung các cuộc điện đàm. Tỷ lệ này vào năm 2001 chỉ là 9 %.

Có bao giờ bạn gọi điện cho người quen ở công ty khác và nghe tổng đài thông báo: “Cuộc gọi đang được theo dõi nhằm bảo đảm chất lượng đàm thoại tốt nhất” chưa? Nếu có thì đó là dấu hiệu cho thấy cuộc điện đàm của bạn đang lọt vào tai một kẻ thứ ba trong khi người quen của bạn không hề hay biết!

Các chương trình theo dõi điện thoại như Nice Systems thậm chí còn can thiệp vào cuộc điện đàm khi bạn hét to hơn một âm lượng nào đó hay khi bạn nói ra tên của đối thủ cạnh tranh!

Việc sử dụng trang web cá nhân (blog) đang là mốt thời thượng, nhưng các blogger hãy coi chừng. Một số nội dung bạn đưa lên blog để chia sẻ với bạn bè có thể bất lợi nếu ông chủ nhìn thấy chúng ; tốt nhất là đừng bao giờ sử dụng blog để bày tỏ sự bất mãn của mình.

Các công ty đều biết rằng không thể cấm nhân viên xây dựng blog riêng nhưng gần đây một số nhân viên của Google, Microsoft và Delta Airlines bị đuổi việc chỉ vì các nội dung trong blog của họ.

Thế thì quyền riêng tư, tự do cá nhân của người nhân viên ở đâu? Hẳn bạn có nghe nói tới trường hợp bà Patricia Dunn, Chủ tịch Tập đoàn Hewlett-Packard (HP) vừa từ chức và ra điều trần trước Quốc hội Mỹ hồi cuối tháng Chín vừa qua? “Tội” của bà Dunn là đã thuê thám tử giả danh người của công ty để thu thập nội dung điện đàm của các nhân vật trong ban giám đốc HP và các nhà báo để truy tìm ai là người để rò rỉ các thông tin mật của công ty cho giới báo chí. Bà đã tìm được người đó, song hành vi của bà bị lên án dữ dội, thậm chí có thể bị truy tố trước pháp luật trong thời gian tới.

Có điều cần lưu ý là cho tới nay, giới luật pháp ở Mỹ tập trung phê phán tội “giả danh” (pretexting) hơn là hành vi thuê người theo dõi đồng sự của bà Dunn. Giả như bà Dunn không thuê thám tử giả danh mà sử dụng phần mềm điện toán thì có thể bà sẽ vô sự.

Nhìn chung, giới chủ doanh nghiệp đều ủng hộ việc theo dõi nhân viên trong giờ làm việc. Họ lập luận rằng mình không chỉ bảo vệ bí mật kinh doanh và tài sản trí tuệ mà còn bảo đảm rằng nhân viên chấp hành luật pháp của nhà nước.

Một tòa án ở bang New Jersey thậm chí còn phán rằng, ông chủ có trách nhiệm điều tra việc nhân viên xem các trang web khiêu dâm trẻ em và phải báo cho cảnh sát! Luật sư Anthony Oncidi, phụ trách về lao động và việc làm của hãng luật nổi tiếng Proskauer Rose, nhận xét : “Tôi chưa bao giờ thấy trường hợp nhân viên kiện ông chủ vi phạm quyền riêng tư cá nhân mà thắng được.”

Các công ty hoàn toàn có thể tránh được trách nhiệm pháp lý nếu họ đã báo trước cho nhân viên biết về hoạt động của các hệ thống theo dõi điện toán. Ngay cả khi công ty chưa thông báo như vậy, những khiếu kiện về quyền riêng tư nơi công sở cũng khó mà đứng vững.

Trong 50 tiểu bang ở Mỹ, chỉ có hai tiểu bang Connecticut và Delaware đòi hỏi các ông chủ phải thông báo cho nhân viên song cũng không hề hạn chế việc theo dõi của ông chủ.

“Họ làm gì ở nhà thì tôi không cần biết nhưng những gì họ làm ở công sở, trong giờ làm việc, bằng phương tiện làm việc của công ty đều là mối quan tâm của tôi”, Scott McDonald nói.

Chín điều tâm niệm của nhân viên thời tin học
1. Hiểu rõ chính sách của công ty.
2. Chỉ lướt web khi rảnh rỗi.
3. Nghĩ tới nghĩ lui trước khi ấn phím “Send”.
4. Đừng đưa lên blog những suy nghĩ liên quan tới chính trị-tôn giáo ; cũng đừng đưa những trò đùa có thể gây hại như cuộc thi uống bia ở cơ quan chẳng hạn.
5. Cẩn thận với các văn bản Word ; các phần mềm như Workshare có thể khôi phục những câu, những dòng bạn đã xóa đi trong văn bản hoặc e-mail.
6. Giữ mồm giữ miệng ; đừng sử dụng hộp thư thoại (voicemail) với những thông tin mà bạn không muốn ông chủ nghe thấy.
7. Cẩn thận khi chuyển tiếp (forward) các e-mail vì bạn không biết thái độ của người nhận nó có giống như thái độ của bạn hay không.
8. Sử dụng mật khẩu (password) để ngăn sự truy cập không mong muốn vào máy tính của bạn.
9. Không có tình dục ở nơi làm việc. Đừng bao giờ xem phim ảnh đồi trụy ở văn phòng.